公認会計士わんころくんの人生戦略

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仕事が10倍早くなる!パーキンソンの法則を活用して業務の生産性UP!意識するべき3つのポイント。

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パーキンソンの法則って聞いたことありますか?

パーキンソンの法則(パーキンソンのほうそく、Parkinson’s law)は、1958年、英国の歴史学者政治学者シリル・ノースコート・パーキンソン(英語版)の著作『パーキンソンの法則:進歩の追求』、およびその中で提唱された法則である。役人の数は、仕事の量とは無関係に増え続けるというもの[1]。

具体的には、

第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する
の2つからなる。


Wikipediaより引用


今回注目するのは、このうち第1法則、

すなわち


仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する


というもの。


思い当たる節はありませんか?



例えば、

  • 本気でやったら3〜4日で終わるはずの業務が、1週間の時間を与えられていたから、気がつけば全部の時間を費やしてしまった
  • 夏休みの課題をやろうと思ってたけど、別のことを色々やっているうちに最終日になってしまった
  • 会議を1時間に設定していたら、ダラダラ派生して1時間丸々使ってしまった
  • 10分で説明できることを30分ダラダラ説明している


これらは、結局、知らず知らずのうちに無駄な時間を費やしています。


パーキンソンの法則を活用して生産性UP

パーキンソンの法則を踏まえて、意識するべき3つのポイントを考えました。



①締切を細かく設定すること

②少しタイトめに仕事を計画すること

③最優先事項を優先すること


①締切を細かく設定すること

パーキンソンの法則によれば、仕事は与えられた時間を全て使ってしまいます。


そうならないように、
まずは締切を細切れに設定することが有効です。


今から伝える5つの仕事を今週中にやってね!

ではなく、

今週の予定はこの5つの仕事だけど、そのうち、この仕事は今日までに、
この仕事は明日でやってね!


という風に期限を設定した方が生産性が上がります。


今週中に5つ終わらせればいいんだね
って思ってると、
他の仕事も舞い込んできて、気がつけばあと時間が1日しかなかった、、なんてことになりかねません。


仕事を計画する上司だけでなく、
作業する本人自身も、自分の中で細かく目標を設定することでダラダラと仕事をすることが改善されます。

②少しタイトめに仕事を計画すること

少し厳し目の仕事を割り当てることも時には有効です。


絶対無理な仕事量を振ってしまうと、仕事が回らなくなって本末転倒ですが、
少し厳しいけど頑張ったらできそうなレベルで仕事を設定することが効果的です。
余裕があると思ったら無駄なことに手を出してしまいがちですからね。



僕の仕事では、チーム単位で仕事をするので、
週の初めまでに仕事の割当を現場責任者が決定します。



僕が仕事を計画するときは、
計画上は7時間ぐらいかかりそうな仕事に関して、
計画するときは6時間ぐらいで設定したり、
10時間ぐらいかかりそうな仕事を8時間ぐらいで設定したりすることがあります。


無理な計画はしませんが、
作業担当者には、そのぐらいでやらないといけないって思ってもらうことが肝心です。



余裕が出来ると知らず知らずの間に
別の仕事を抱えていることが多いです。



特に、チーム単位で仕事をする場合、
下位者の残った仕事は上位者が引き取ることが通常です。
どうせ引き取るなら、少し努力目標で仕事を設定して、
下位者の残ってしまった仕事はすんなり引き受けましょう。



時間に余裕を持たせて仕事を割り当てといて、
期限が来てから終わっていません!って知らされたって、
余計に時間がかかることは目に見えていますからね。


そして努力目標で計画して
達成できたら素直に褒めてあげましょう。



③最優先事項を優先すること

優先順位をつけることは本当に大切です。



7つの習慣を読んだことはありますか?



マンガ版で基礎は十分理解できます。


7つの習慣では、
仕事を重要度と緊急度に分けてタスクを分類します。

ダイヤモンドオンラインより引用


第4領域の仕事、すなわち重要性も緊急性もないタスクがもしあるなら、
すぐに切ってしまいましょう。



最終的には第2領域の
重要性は高いけど緊急性はない仕事に注力出来るように、
第1領域の仕事を早く片付けましょう。



本当に必要なことはどれなのか?


どの仕事を優先すべきなのか?


その仕事は何のために必要なのか?



そのイシュー(解決すべき課題)を明らかにして仕事に取り組まないと生産性は上がりませんよ。



イシューを考えずにダラダラ会議をしたって何も生まれませんよ。


何いってるか全くわからない
とか
もっと具体的に知りたい
って人は、この本を一読することを強くオススメします。





いつもなぜか仕事に追われてるな〜って感じる人は、
パーキンソンの法則を意識してみてはどうでしょうか?

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